OpAL

A papírmentes iroda „Minősített” szoftvere

Az OpAL-ról

Az OpAL rendszert azok a nagy tapasztalattal rendelkező szakemberek fejlesztették akik ma az IRIS Rendszerház Kft. munkatársai.
Az OpAL rendszer, több mint 15 éves fejlesztői munka eredménye. A rendszer tervezésekor a fejlesztők kiaknázták a rendkívül széleskörű - gazdasági és közigazgatási - tapasztalataikat.
A fejlesztés során csak szabványos eszközöket használtak fel, így az OpAL könnyen összekapcsolható más rendszerekkel.

Az OpAL rendszer alapvető funkciói:

  •  iratok érkeztetése, iktatása
  •  papíralapú dokumentumok digitalizálása
  •  „elektronikus” irattár kezelése
  •  dokumentumok közlekedtetése az ügyintézők között
  •  ügyintézés
  •  elektronikus aláírás kezelése
  •  vezetői információk
  •  irattári nyilvántartás, selejtezés, levéltárba adás
  •  egyéb funkciók, pl. kapcsolatok különböző szakmai rendszerekkel

Természetesen e fő feladatok mellett számtalan - az irodai ügyintézésben – fontos, és magasabb komfortfokozatot biztosító funkció áll a felhasználó rendelkezésére.

Érkeztetés, Iktatás

Az érkeztető, iktató modul segítségével a szervezetbe beérkező, illetve kimenő dokumentumok érkeztethetők, iktathatók.
Az iktató modullal lehetőség van a főszámos, „mappa a mappában”, gyűjtőszámos, valamint sorszámos iktatás elvégzésére is. Az előzményezés, valamint az év eleji automatikus iktatószám indítás a rendszerben megoldott. A központi és osztályiktatási módok a felhasználó igényei szerint dinamikusan változtathatók. Az iktató modul segítségével lehetőség van több iktatókönyv egyidejű kezelésére is.
Az ügyiratkezelés és azon belül az iktatás módja jelentős eltéréseket mutathat az egyes szervezetek között. Ezért minden egyes rendszer bevezetése előtt paraméterezéssel kerül beállításra az alkalmazott iktatási mód.

Papíralapú dokumentumok digitalizálása

A szervezetbe érkező dokumentumok döntő része ma még papíralapú. Ahhoz hogy az OpAL rendszerben az ilyen dokumentumok kezelhetők legyenek, digitalizálni kell őket. A szkennerezés folyamata a rendszerbe integrált, így nagyon kényelmes. Az OpAL-hoz tetszőleges szkenner illeszthető. A digitalizálás után az eredeti papírlapú dokumentumokra az ügyintézés során már nincsen szükség, azok az irattárba helyezhetők el. További előny, hogy megszüntethető az iratok több példányos másolása, mivel az iratok a számítógép képernyőjén megtekinthetőek. Ez költségmegtakarítást eredményez.

„Elektronikus” irattár kezelése

Az OpAL elektronikus irattárába az alábbi módon kerülhetnek iratok:

  • iktatás során papíralapú dokumentumok digitalizálásával
  •  iktatás során fax programból automatikus átvétellel
  • iktatás során e-mail automatikus átvételével
  • interneten  (ügyfélkapun ) keresztül
  • ügyintézés során készített dokumentumokkal 
Az elektronikus irattár feladata:
  • egy – egy munkához szükséges összes irat összegyűjtése és megjelenítése
  • dokumentum keresés és megjelenítés
  • illetéktelen felhasználás elleni védelem. 

Iratok közlekedtetése az ügyintézők között

Az ügyintéző modul „lelke”. Feladata, hogy az elektronikus iratokat mozgassa az egyes ügyintézők között. Lehetőség van arra, hogy az irat útvonalának mozgását előre leírjuk, de megfelelő jog esetén az útvonal az ügyintézés közben is módosítható. Lehetőség van előre nem rögzített útvonalak kezelésére is. Az útvonal az ügyintézés minden fontos mozzanatáról tartalmazza az információkat (ki, mennyi idő alatt, milyen részfeladatot végzett, ki helyettesített, stb)
Az ügyek közlekedtetésében széleskörű paraméterezhetőség áll rendelkezésre. Így a munkafolyamatok megváltoztatása (átszervezés) esetén az átállás gyorsan, fejlesztői támogatás nélkül is elvégezhető.
Az iratok közlekedtetésének köszönhetően az OpAL-ban dolgozó ügyintézők elvégezendő feladatait nyilvántartja.

Ügyintézés

Segítségével az ügyintéző a következő ügyintézési módok közül választhat:

  • A rendszerbe integrált irodai programcsomag (MS Office)
  • A rendszerhez illesztett egyéb ügyintézésre alkalmas egyedi fejlesztésű (akár külső fejlesztésű) program.
Ezek bármelyikét felhasználva készített dokumentumok automatikusan az „elektronikus irattárba” kerülnek.
Az ügyintézés során készített dokumentumokat megfelelő jogosultság esetén az ügyintézésben részt vevő más személy is módosíthatja. Ebben az esetben a rendszer tárolja, hogy az egyes ügyintézők milyen módosításokat végeztek a dokumentumon.

Elektronikus aláírás kezelés

Az OpAL-ba a Microsec e-szignó minősített aláíró, aláírás ellenőrző, időbélyeget készítő programja került beépítésre, így alkalmas arra, hogy elektronikusan kiküldésre kerülő iratokat aláírjon, és bármely dokumentumot időbélyeggel lásson el.

Vezetői információk

Az OpAL minden fontos ügyintézési információt eltárol. Ezek alapján az alábbi információk kérhetők le:

  • Munkák ügyintézőnként
  • Munkák ügyintézőnként csúszás mértéke szerint
  • Munkák száma szervezetenként
  • Munkák tárgyanként stb. 


Irattári nyilvántartás, selejtezés, levéltárba adás

Az OpAL támogatja a levéltári törvény által előírt irattári nyilvántartás,felülvizsgálat, selejtezés, levéltárba adás feladatait.

Egyéb funkciók

Az alábbi felsorolás a rendszer egyéb funkcióiból nevesít néhányat

  • Jogosultság a funkciók használatához
  • Jogosultság az iratok megjelenítéséhez
  • Helyettesítés
  • Belső levelezés
  • Számlák igazolása
  • Kapcsolat más rendszerekkel
  • Adatkonvertálás más rendszerekből 

Technikai adatok

    Adatbázis-kezelő: MS SQL SERVER, ORACLE, POSTGRESQL
    Adatbázis szerver: WIN NT/2000/2003/XP/2008/2012, LINUX
    Kliens: WIN 95/98/ME/NT/2000/XP/2003/Vista/WIN 7/WIN 8/WIN 8.1

Referenciák a teljesség igénye nélkül

    Bakonykarszt Zrt.Veszprém
    Balatonföldvári Közös Kormányzati Hivatal
    Alföldvíz Zrt.
    Bevándorlási és Állampolgársági Hivatal
    Hódmezővásárhely Önkormányzata
    Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal
    Szabolcs Volán Zrt.
    VÁTI Kht.

Kapcsolat

Tanúsítvány:


 

 

 

 

Copyright © IRIS Rendszerház KFT. || Minden jog fentartva

IRIS Rendszerház Kft. 2014

Főoldal | Kapcsolat